BORDEAUX GEEK FESTIVAL les 8, 9 et 10 juin 2019

Dans le cadre du BORDEAUX GEEK FESTIVAL, les organisateurs nous proposent d'avoir un stand gratuitement.
Il s'agirait d'y faire la promotion de l'astronomie telle que nous l'aimons par les moyens que nous avons :
Exposition d'instruments, de photos, de livres, de cartes du ciel, etc...

Le public est plutôt jeune et baigne déjà dans l'astronomie mais de façon numérique et idéalisé.
Il faut donc leur montrer le vrai visage de notre passion, les inciter à s'y intéresser de façon plus terre à terre et peut-être déclencher de nouvelles passions

On serait au Parc d'exposition de Bordeaux-Lac, les samedi 8? dimanche 9 et lundi 10 juin 2019.
Selon la situation du stand, on pourra proposer une observation solaire et lunaire en mettant des instruments dehors.

Sur les trois jours, il faudra assurer une présence d'au minimum deux animateurs constamment sur le stand de 10 h à 19 h.

Avant d'accepter d'y participer, nous devons savoir qui souhaite y venir faire de l'animation ?
Si vous vous portez volontaire, il nous faut savoir quel(s) jour(s) et sur quelle(s) heure(s) ?
Bien sûr, les organisateurs attendent une réponse rapide de notre part... nous avons une semaine pour leur dire oui ou non.

Merci d'être précis afin d'établir un planning et savoir ainsi si nous pouvons accepter.
ATTENTION, si une seule journée n'a pas ou pas assez de volontaires, nous annulerons notre participation.

Bien sûr, le défraiement sera pris en charge par AG33 (frais de route et repas du midi).


Se portent volontaires :

Samedi 8 juin
- RIGEL (journée complète)
- Denis (journée complète)
- Ju (après-midi)
- Sandrine (journée complète)
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Dimanche 9 juin
- RIGEL (journée complète)
- Denis (journée complète)
- Ju (après-midi)
- Sandrine (journée complète)
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Lundi 10 juin
- RIGEL (journée complète)
- Denis (après-midi)
- Jérémy (journée complète)
- Dudugaz (journée complète)
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+1 samedi et dimanche, de préférence l’après-midi

Samedi et Dimanche aussi, je vais voir pour poser le vendredi.

Merci à vous deux... Sandrine, il faudra me préciser les tranches horaires que tu préfères

Pour le week-end, en journée complète.

OK pour moi sur la journée complète du vendredi.

Juste pour information, le Bordeaux Geek Festival se déroule à et pendant la Foire Internationale de Bordeaux. Je le précise car ceux qui optent pour y aller le samedi ou le dimanche, prévoyez une bonne marge de temps de trajet car la route risque être bien encombrée...

Oki merci à vous deux

Pour la circulation, je suppose que les animateurs qui iront, devront arriver un peu avant le public
Mais cette info rajoute à l'intérêt d'y être...

Suite au silence depuis la mi-février, j'ai recontacté le responsable du Festival.
Voici sa réponse :

Citation :

Bonjour,

Toutes mes confuses pour le délais de réponse !

Ci-joint un contrat dédié aux associations.

Nous avons un espace pour AG33 au sein de notre espace avec diverses associations / exposants / ateliers liées aux sciences : fab lab, cap sciences, expositions, stands liés à la réalité virtuelles, à l'écologie, etc.

Côté emprise au sol, j'ai un stand de  5m sur 4m à disposition pour votre association.

L'espace du lac sera à disposition pour réaliser une partie de vos ateliers.

Pour info, nous n'avons pas donné suite à Une Visite Du Ciel, en effet, la prestation ne rentre pas dans nos budgets.

Bonne journée,

J'ai bien lu le contrat... notre stand est bien gratuit mais il y a deux ou trois bricoles qui me chiffonnent et je lui ai demandé des précisions.
Par exemple, il faut payer pour un accès à l'électricité... le coût est lié aux nombres de KW qu'on demande (d'après le contrat).
Pour ce qui est de l'emplacement, pour savoir si on peut s'expatrier pour un solaire, j'ai demandé un petit plan afin de voir la distance entre stand et extérieur.
Pour finir, on a droit à deux badges... il faudra donc bien se mettre d'accord et être ponctuel pour pouvoir entrer sans souci dans l'enceinte de la Foire.

Je vais relancer un appel à volontaire... il serait bien qu'un ou deux animateurs viennent renforcer l'équipe déjà en place

Voici la réponse de Romain avec qui je communique.

Citation :

Bonjour,

En théorie oui, mais selon les structure avec qui nous travaillons, nous pouvons être flexibles.
Dans votre cas, nous allons prendre en charge le bornier électrique.

Ci-joint un plan technique de l'événement, l'extérieur est au niveau des foodtruck en haut du plan (FT1 FT2 FT3 FT4).
Votre stand est le T15 bis, au milieu du plan, non loin du VOLUME LIBRE.

Disponible pour échanger ensemble,

Bien à vous,

Je pense que je l'appellerais demain matin afin d'avoir plus de précisions sur les horaires d'arrivées, le transport des instruments, etc.

Ce qui est marrant, c'est que selon le plan, nous serons à côté de Cap Sciences... à croire qu'on ne se quitte plus

Bon grosse boulette sur les dates... ce ne sera pas le vendredi 7 mais le lundi 10 juin...
Les dates sont donc les 8, 9 et 10 juin... lundi de pentecôte.

Jérémy, seras-tu toujours dispo ?

Y a-t-il d'autres volontaires ?

RIGEL a écrit:

Jérémy, seras-tu toujours dispo ?

Oui ! Il me semble que je suis obligé de poser un RTT ce jour là.

Confirme-moi ça s'il te plaît dès que tu es sûr

A votre disposition pour le lundi qui semble un peu plus problématique.
Matin, Après-midi ... ou la journée si nécessaire.
Je prendrais peut être le matos léger qui peut facilement se déplacer et avec lequel on peut faire des démos "fictives" de pointage avec l'aide du téléphone.

Super ça Merci Dominique
Je te marque pour la journée... on affinera si d'autres volontaires s'inscrivent

Nous venons d'obtenir une visibilité sur le site de BGF, à la page des "Exposants" : https://geek-festival.fr/exposants/
Cliquez sur le logo d'AG33 pour voir le programme que nous proposerons

RIGEL a écrit:

Confirme-moi ça s'il te plaît dès que tu es sûr

C'est confirmé !

Super... merci

Coté logistique, cela se passe comment? Pass Exposant? Parking spécifique? A quelle heure nous pouvons nous installer ?

DUDUGAZ a écrit:

Coté logistique, cela se passe comment? Pass Exposant? Parking spécifique? A quelle heure nous pouvons nous installer ?

+1 pour les questions !

Seule possibilité d'installation du stand, c'est le samedi entre 8h et 10h.
Sandrine, Denis et moi y serons pour mettre en place le stand.

Du fait que vous arrivez le lundi, il faudra être présent avant l'ouverture au public, soit avant 10h.
Mais vous ne pourrez plus approcher les voitures, si j'ai bien compris.
Cependant, Denis et moi serons sur place et on vous aidera à transporter le matériel si.

Normalement, il y a un parking réservé aux exposants avec un pass, bien que l'organisateur m'ait dit le contraire.
Donc je préfère voir déjà samedi comment ça marche. Je vais quand même vous envoyer ce pass pour votre stationnement.

Ensuite, j'aurais deux badges d'entrée et des invitations... pour les animateurs qui viennent pendant les heures d'ouverture.
Mais là aussi, on m'a promis... je ne sais pas si tout ça va bien se dérouler... d'autant que j'ai lu des critiques sur l'organisation de la dernière édition.

Dès que j'en sais davantage, je vous contacte pour vous donner les dernières infos

Je compte apporter mon petit Mak 4".

Par contre (c'est pour tous les participants), il y a énormément de vols sur ce genre de salon. Entre l'agitation et le bruit, il est difficile de rester vigilant. Le pire c'est au moment du démontage ou certains n'hésitent pas à ce servir...

Il est conseillé de démonter à 19h01 le lundi soir, soit après que le public ait quitté les lieux.
Il ne restera que les autres exposants qui seront aussi occupés à démonter.

Nous ne serons pas trop de trois à chaque fois pour surveiller notre stand lors des heures d'ouverture en gardant à l'esprit ce risque de vol.
Mais nous ne risquons pas plus à mon avis que lors de nos animations en plein air ou à Auchan-Lac en avril.
Tout ce qui ne sera pas indispensable, devra être mis hors vue... le reste sera limité à notre usage immédiat.

Donc si vous ne voulez pas emmener votre propre matos, pas de souci, je comprends. On fera avec ce qu'on a

Coucou du BGF

On ne s'ennuie pas... quand on n'a pas de client, on rigole de voir les gens passer
Ils sont rare ceux qui ne sont pas déguisé


Bon redevenons plus sérieux.
Avis à Jérémy et Dominique pour lundi. Vous ne pourrez pas accéder au parking M, sauf après 19h pour remettre les affaires dans la voiture.
Donc pour votre matos, rendez-vous au parking de la Foire côté "K" à 9h15 lundi. Je vous donnerais les badges d'accès.
Pas plus tard, car le public arrive de bonne heure. Je vous aiderais à porter votre matos.

A 19h01, quand le public sera parti, on pourra alors utiliser les pass exposants pour accéder au parking M et tout remballer.

Penser à prendre vos verres. On a des bouteilles d'eau... et si j'y pense, du café et quelques sodas.

A lundi

Bonjour les festivaliers,
C'est ce que j'avais cru comprendre en lisant la doc que tu as transmise et j'avais prévu d'arriver vers cette heure parking J ou K... ce sera K .
J'ai prévu mon diable avec le matos astro dessus.
Faut 'il amener aussi table, chaise, petite rallonge électrique?

Bonjour Jeremy,
Ton Mak c'est sur une équatoriale qu'il sera?